sistema de control de gestion

¿Cuáles son los componentes de un sistema de control de gestión?

El sistema de control de gestión de una empresa es la herramienta que nos permite estructurar, marcar objetivos y analizar la situación actual del negocio. Nos sirve para dirigir nuestro proyecto de forma global. Analizamos de qué elementos se compone:

Los objetivos a alcanzar con un sistema de control de gestión

En primer lugar, debemos pararnos a pensar qué objetivos debemos buscar cuando instauramos un sistema de control de gestión. Son los siguientes:

  • Eliminar riesgos. Gracias a una correcta planificación, disminuimos, e incluso eliminamos, ciertos riesgos. Principalmente, aquellos que están relacionados con la falta de comunicación entre departamentos.
  • Asegurarnos de que todos los miembros del equipo conocen los objetivos a alcanzar y trabajan para alcanzarlos.
  • Efectuar mediciones y evaluaciones fiables, de forma que podamos corregir desviaciones respecto a los objetivos iniciales o de control.
  • Garantizar el mejor rendimiento económico posible. La optimización de los procesos debería dar como resultado una disminución de los costes y un aumento de los beneficios.

Una vez que tenemos claro qué beneficios queremos alcanzar, podemos comprender mejor cuáles con los componentes de un sistema de control de gestión.

Los componentes de un sistema de control de gestión

Los componentes son cada una de las partes que integran nuestro sistema de control, y están directamente vinculados con los objetivos que nos hemos marcado. Incluso pueden verse afectados por algunas variables cambiantes del entorno, que no podemos controlar, pero a las que sí podemos adaptarnos si tenemos un sistema bien preparado que, además, pueda ser flexible frente a esas situaciones.

Plan estratégico

El plan estratégico nos sirve para comprender de antemano en qué punto está la empresa. Debemos preparar un análisis interno y externo (comprobando qué hace la competencia), un análisis económico-financiero con debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, así como un recuento de los recursos disponibles y de los que necesitaremos para ejecutar el proyecto. De esta forma, nos haremos una idea global de la situación real.

Mapa de procesos

Los procesos de una empresa pueden categorizarse, a su vez, en varios bloques distintos. Crear un mapa de procesos nos ayudará a identificar qué procesos necesitaremos ejecutar.

  • Procesos estratégicos: Comprenden la gestión financiera de la empresa, asociaciones y sociedades, estrategias… Sería el área directiva.
  • Operaciones: Abarca compras, ventas, logística, o trazabilidad de los productos. En definitiva, son todas aquellas actividades directamente relacionadas con aquellas áreas que fabrican el producto final o crean el servicio que se va a ofrecer.
  • Gestión: Comprende, por ejemplo, el departamento de calidad o la atención al cliente. Podemos decir que sería el área administrativa.
  • Soporte: Informática, mantenimiento de las instalaciones, equipos o maquinaria, e incluso la formación del equipo. Lo conforman todas aquellas actividades que son necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa.

Este es sólo un ejemplo de mapa de procesos. Cada empresa debe preparar el suyo, creando un “árbol”, en el cual empezaremos detectando los procesos principales (en este caso, los procesos estratégicos, operaciones, etc), y desarrollar en dirección descendiente, hasta localizar todas las actividades que tienen lugar dentro de la empresa.

Recursos físicos y recursos humanos

Los primeros son todos los componentes necesarios para ejecutar el proceso. Por ejemplo, el hardware informático. Pero también la maquinaria necesaria para fabricar el producto. O el despacho, o la oficina, donde ofrecemos nuestro servicio.

En cuanto a los recursos humanos, lo ideal sería que nos orientáramos hacia el descubrimiento del talento. Detectarlo, motivarlo y premiarlo. De esta forma, mejoraremos el rendimiento.

Mecanismos de evaluación

Es el último de los componentes de un sistema de control de gestión. Cada empresa debe determinar cuál va a ser su propio sistema de evaluación. El método más común pasa por establecer marcadores de control en cada una de las etapas del proceso. Después, debemos comparar con los resultados reales y analizar las posibles desviaciones. Nos servirá para localizar dónde se producen los GAP de procesos, y podremos corregirlos en futuras ocasiones. Una vez terminado el proceso, sólo queda aplicar las mejoras pertinentes, y dejarlo documentado.

Estos son los principales componentes de un sistema de control de gestión empresarial, pero hay otros que pueden aplicarse, o añadirse. Si quieres convertirte en un experto, la mejor solución es formarte. Nosotros te ofrecemos un Programa en Control de Gestión (PCG).

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