controller de gestion

La función del controller de gestión dentro de la empresa

Con los años, han ido surgiendo nuevas figuras dentro del terreno empresarial. Una de las más importantes es la del controller de gestión. Pero, ¿sabes qué función cumple? ¿Y por qué es importante? Te lo explicamos.

El controller de gestión, ¿quién es?

El controller, o director de gestión, es la persona encargada de desarrollar herramientas para lograr una correcta gestión de la empresa. Elabora planes estratégicos y resuelve conflictos, y estas son sólo algunas de las tareas que desempeña. No se debe confundir con el controller financiero, que es el responsable de la estabilidad económica de la empresa.

Entonces, ¿qué sitio le corresponde dentro de la organización?

A nivel de organigrama, podemos encontrar esta figura en distintos departamentos, dependiendo de la empresa:

  • Como parte de la directiva o junta de dirección: Funciona como apoyo, aunque en estos casos no suele tener personal a su cargo. Aportaría sus conocimientos para que la directiva tome sus decisiones.
  • Como director de gestión: En este caso, el controller tendrá su propio departamento de gestión, y un equipo de trabajo a su cargo. Es el escenario ideal para explotar todo el potencial.
  • Dependiente de otros departamentos: Por ejemplo, dentro del departamento de calidad o financiero, en cuyo caso funciona depende de las decisiones superiores.

Las tareas del director de gestión

Un buen controller debe ser capaz de tener una visión conjunta de la empresa y, también, de llevar a cabo una serie de tareas, entre ellas:

Planificación estratégica

Lo primero que debe hacer dentro de la empresa es preparar una perspectiva global: Hará una recopilación de datos para determinar la situación inicial de la organización tanto interna como en relación al entorno y la competencia. En esta planificación inicial entran también las primeras decisiones, como establecer objetivos, diseño de estrategias empresariales, etc.

Dirigir el equipo de trabajo

Y todo lo que ello supone: Detección del talento, motivación de los trabajadores, una correcta comunicación interpersonal, bonificaciones por trabajo bien hecho, etc. El controller debe estar capacitado para ser el líder de su equipo. Una parte fundamental de su trabajo pasa por el contacto con las personas.

Comunicación interdepartamental

En línea con el punto anterior. Si en un proceso interceden dos departamentos de la misma empresa (por ejemplo, logística y compras), el director de gestión debe ser el encargado de comunicarse con ambos departamentos y coordinarlos entre sí, de forma que no se repitan procesos y se optimicen el tiempo y los recursos.

Medición y control

El controller de gestión debe encargarse de establecer marcadores de control, y establecer mediciones y comparativas durante el proceso. Deben servir para hacer correcciones, tanto in situ, como una vez finalizado el proceso. Así pueden preverse, e incluso evitarse, futuras crisis o conflictos.

Comunicación con la directiva

Si la figura del controller tiene su propio departamento y no está integrado dentro de la “cabeza” de la empresa, deberá mantener una comunicación fluida con la directiva y enviar documentación de forma periódica, de forma que estén al tanto de todas las decisiones que toma. Pero, además, participará de forma activa en las direcciones de la directiva, ya que con mutuo feedback el funcionamiento general mejorará.

Control de gastos

Junto al departamento financiero, es la persona que se encarga de controlar el gasto y asegurarse de que se cumple el presupuesto destinado a una partida,  proyecto, o proceso concreto. Con antelación, debe asegurarse de que los recursos necesarios se reflejan correctamente en el presupuesto del departamento financiero.

Atento a las nuevas tendencias

El director de gestión no sólo debe estar al tanto de lo que ocurre dentro de su empresa, si no también de lo que ocurre en el exterior. Debe estar atento a encontrar nuevas tendencias en tecnología, innovación, etc, que pueda incorporar a sus propios procesos para su beneficio. Puede hacerlo utilizando técnicas como el benchmarking.

En definitiva, el controller de gestión está principalmente vinculado a la planificación, el control, y la comunicación, tanto con su equipo como con la directiva, y es la persona que garantiza el correcto funcionamiento de la organización. Si crees que este trabajo es para ti, te proponemos que empieces formándote con un Programa en Control de Gestión (PCG), en el que adquirirás las destrezas y herramientas necesarias para llevarlo a cabo.

posgrado de control de gestión

¿Qué se aprende en un posgrado de control de gestión?

El Controller, o director estratégico, es una de las profesiones con más proyección actualmente. Esta figura está siendo muy demandada por las empresas más actuales y modernas. Por eso, es posible que estés pensando en formarte como tal, pero no sabes cómo hacerlo, y te surjan varias preguntas: ¿Qué perfil se necesita? ¿Qué debo estudiar? ¿Cuáles son las salidas profesionales? La formación ideal es un posgrado de control de gestión, y hoy os hablamos sobre él.

Posgrado de control de gestión

Los sistemas de control de la gestión empresarial son la forma que tendrás de hacer un balance global de la empresa para la que trabajas. Comprobarás en qué punto está, cuáles son las metas a largo plazo, su misión, sus valores y, lo más importante, su visión. A dónde queréis llegar, y cómo lograréis alcanzar los objetivos. Para ello, lo ideal es una formación que te permita alcanzar los conocimientos fundamentales para hacer las lecturas correctas y, además, que te proporcione las habilidades necesarias para ser un perfecto controller.

¿Qué perfil necesito?

En cuanto a la formación requerida para comenzar tu posgrado de control de gestión, lo ideal es que seas graduado (o licenciado) en Administración de empresas, economía o empresariales. Pero además, está pensado para ti si:

  • Eres un profesional, con o sin experiencia, que quiere orientar su carrera a la gestión de proyectos.
  • Si ya trabajas en una empresa que demanda este tipo de servicio. ¡Aprovéchate de la situación y no esperes a que contraten a otro!
  • Si trabajas, o pretendes trabajar en una gestoría que se dedique a la gestión de proyectos.
  • ¿Ya eres un profesional con años de experiencia? Entonces necesitas actualizar tus conocimientos.
  • Si eres el responsable de uno de los departamentos de la empresa y comprendes que los procesos supondrán un cambio beneficioso para ti.

¿Qué estudiarás en un posgrado de control de gestión?

El programa incluye diversas temáticas, en las que abordarás cada área de la gestión de proyectos:

Introducción

Al principio de tu posgrado de control de gestión comenzarás con una visión general sobre la gestión de proyectos y una recopilación de buenas prácticas que pueden ser llevadas a cabo en una empresa. Además, empezarás tu acercamiento a la metodología de trabajo.

Planificación del proyecto empresarial

A continuación, seguirás aprendiendo sobre cómo afectan los costes reales al funcionamiento, el alcance del proyecto y tiempos estimados de ejecución. Aprenderás a planificar las líneas iniciales del proyecto y a hacer un correcto seguimiento y control de todas las variables que entran en juego.

Estimación de los riesgos y calidad

En este punto, aprenderás a identificar los posibles riesgos asociados a tu proyecto, para poder minimizar su impacto. Incluyendo planes de contingencia, pero también un control de calidad de productos y servicios, así como de la planificación de compras.

Gestión del equipo de trabajo

Una labor fundamental del controller es la gestión del talento. En esta parte del temario no sólo aprenderás a gestionar tu equipo de trabajo, sino que también aprenderás a detectar el talento, a evaluar el rendimiento de cada persona y a comunicarte de forma correcta. Imprescindible si quieres que tu equipo permanezca motivado.

Agilidad en la gestión de proyectos

El mundo empresarial está en constante cambio, y como director de proyectos, te tocará tomar decisiones rápidas. Es fundamental que aprendas a manejarte frente a los cambios, que adquieras habilidades como la flexibilidad, la adaptación y la toma de decisiones, que es sobre lo que tratará este módulo. Para ello, utilizarás la metodología SCRUM para la gestión de proyectos, una forma de trabajar en equipo de forma ágil.

Herramientas de gestión

Por último, te proporcionarán herramientas para gestionar tus propios proyectos. Es una de las partes más útiles del posgrado de control de gestión, puesto que con tu aprendizaje estarás preparado para salir al mundo empresarial y enfrentarte a procesos reales. Te serán útiles en el día a día de tu trabajo.

Si quieres realizar un Posgrado de control de gestión, te proponemos que eches un vistazo a nuestro programa. Además de formarte como profesional, te ofrecemos la posibilidad de ayudarte a preparar el examen de certificación PMP® del Project Management Institute, la certificación más reconocida para directores de proyecto.

sistema de control de gestion

¿Cuáles son los componentes de un sistema de control de gestión?

El sistema de control de gestión de una empresa es la herramienta que nos permite estructurar, marcar objetivos y analizar la situación actual del negocio. Nos sirve para dirigir nuestro proyecto de forma global. Analizamos de qué elementos se compone:

Los objetivos a alcanzar con un sistema de control de gestión

En primer lugar, debemos pararnos a pensar qué objetivos debemos buscar cuando instauramos un sistema de control de gestión. Son los siguientes:

  • Eliminar riesgos. Gracias a una correcta planificación, disminuimos, e incluso eliminamos, ciertos riesgos. Principalmente, aquellos que están relacionados con la falta de comunicación entre departamentos.
  • Asegurarnos de que todos los miembros del equipo conocen los objetivos a alcanzar y trabajan para alcanzarlos.
  • Efectuar mediciones y evaluaciones fiables, de forma que podamos corregir desviaciones respecto a los objetivos iniciales o de control.
  • Garantizar el mejor rendimiento económico posible. La optimización de los procesos debería dar como resultado una disminución de los costes y un aumento de los beneficios.

Una vez que tenemos claro qué beneficios queremos alcanzar, podemos comprender mejor cuáles con los componentes de un sistema de control de gestión.

Los componentes de un sistema de control de gestión

Los componentes son cada una de las partes que integran nuestro sistema de control, y están directamente vinculados con los objetivos que nos hemos marcado. Incluso pueden verse afectados por algunas variables cambiantes del entorno, que no podemos controlar, pero a las que sí podemos adaptarnos si tenemos un sistema bien preparado que, además, pueda ser flexible frente a esas situaciones.

Plan estratégico

El plan estratégico nos sirve para comprender de antemano en qué punto está la empresa. Debemos preparar un análisis interno y externo (comprobando qué hace la competencia), un análisis económico-financiero con debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, así como un recuento de los recursos disponibles y de los que necesitaremos para ejecutar el proyecto. De esta forma, nos haremos una idea global de la situación real.

Mapa de procesos

Los procesos de una empresa pueden categorizarse, a su vez, en varios bloques distintos. Crear un mapa de procesos nos ayudará a identificar qué procesos necesitaremos ejecutar.

  • Procesos estratégicos: Comprenden la gestión financiera de la empresa, asociaciones y sociedades, estrategias… Sería el área directiva.
  • Operaciones: Abarca compras, ventas, logística, o trazabilidad de los productos. En definitiva, son todas aquellas actividades directamente relacionadas con aquellas áreas que fabrican el producto final o crean el servicio que se va a ofrecer.
  • Gestión: Comprende, por ejemplo, el departamento de calidad o la atención al cliente. Podemos decir que sería el área administrativa.
  • Soporte: Informática, mantenimiento de las instalaciones, equipos o maquinaria, e incluso la formación del equipo. Lo conforman todas aquellas actividades que son necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa.

Este es sólo un ejemplo de mapa de procesos. Cada empresa debe preparar el suyo, creando un “árbol”, en el cual empezaremos detectando los procesos principales (en este caso, los procesos estratégicos, operaciones, etc), y desarrollar en dirección descendiente, hasta localizar todas las actividades que tienen lugar dentro de la empresa.

Recursos físicos y recursos humanos

Los primeros son todos los componentes necesarios para ejecutar el proceso. Por ejemplo, el hardware informático. Pero también la maquinaria necesaria para fabricar el producto. O el despacho, o la oficina, donde ofrecemos nuestro servicio.

En cuanto a los recursos humanos, lo ideal sería que nos orientáramos hacia el descubrimiento del talento. Detectarlo, motivarlo y premiarlo. De esta forma, mejoraremos el rendimiento.

Mecanismos de evaluación

Es el último de los componentes de un sistema de control de gestión. Cada empresa debe determinar cuál va a ser su propio sistema de evaluación. El método más común pasa por establecer marcadores de control en cada una de las etapas del proceso. Después, debemos comparar con los resultados reales y analizar las posibles desviaciones. Nos servirá para localizar dónde se producen los GAP de procesos, y podremos corregirlos en futuras ocasiones. Una vez terminado el proceso, sólo queda aplicar las mejoras pertinentes, y dejarlo documentado.

Estos son los principales componentes de un sistema de control de gestión empresarial, pero hay otros que pueden aplicarse, o añadirse. Si quieres convertirte en un experto, la mejor solución es formarte. Nosotros te ofrecemos un Programa en Control de Gestión (PCG).

proceso de control de gestión

5 fases del proceso de control de gestión

El control de gestión es un proceso que nos sirve para evaluar en qué punto está nuestra empresa, y si cumplimos o no los objetivos marcados. Nos permite responder a algunas preguntas, como ¿qué tal va la empresa?, ¿cuál es nuestra visión a largo plazo?, ¿qué miembro del equipo es más eficiente?… Para responderlas, debemos seguir las fases del proceso de control de gestión.

Las fases del proceso de control de gestión administrativa.

Este proceso es importante dentro de una empresa, porque libera tiempo y recursos que pueden destinarse a otras tareas. Una empresa bien coordinada, con objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más eficiente. Dado que con este sistema pretendemos analizar la situación de la empresa, marcar objetivos a largo plazo, y aprovecharnos de los datos para mejorar, debemos comenzar trazando un plan y evolucionar a partir del mismo:

Fase uno: Determinación y planificación.

La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos alcanzar a corto, medio y largo plazo. También en esta etapa debemos fijar las reglas que aplicaremos y cuál será nuestra estrategia para cumplir esos objetivos, así como determinar las herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan estratégico al que debemos ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de un controller, o responsable del proceso de control. También se pueden fijar variables de control, que nos vendrán bien en la fase de medición.

Fase dos: Organización de los recursos.

Es una de las fases del proceso de control de gestión más importantes, ya que una vez marcados nuestros objetivos y determinado nuestro plan estratégico, debemos determinar qué recursos económicos destinaremos a su ejecución. También es el momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros recursos necesitaremos, como programas informáticos, o de detección de riesgos. Quizás necesitemos un software de gestión administrativa, por ejemplo, o refuerzo en algún área concreta. Conviene tener una visión global y real del estado financiero de la empresa, analizando ingresos, gastos y costes. Toda esta información, así como el plan estratégico, puede ser recogida en un único documento. Se puede preparar un presupuesto detallado para ajustarnos mejor.

Fase tres: Implementación.

Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se van a destinar a cada una de las fases del proceso de control de gestión, llega la hora de implementar nuestro sistema de gestión. Debe ser el controller, o líder del proyecto, el que controle que las tareas asignadas se llevan a cabo de forma eficaz, por lo que debe tener todas las aptitudes necesarias: Inteligencia emocional, debe saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se puede retribuir en función de si el trabajador alcanza o no las metas establecidas y recurrir a técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un sistema de control interno.

Fase cuatro: Medición y control.

Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los resultados que hemos obtenido y compararlos con los resultados u objetivos que nos habíamos marcado al inicio, así como con las variables de control que marcamos durante las primeras fases del proceso de control de gestión. A partir de ahí, debemos analizar las posibles desviaciones y sus causas. También podemos medir ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al fin, observamos en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los objetivos marcados.

Fase cinco: Correcciones y ajustes.

Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos alcanzado los objetivos establecidos, es el momento de aplicar medidas correctoras. También conviene revisar los objetivos, para ver si se siguen ajustando a nuestra visión de futuro o si, por el contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las desviaciones son demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero con las fases del proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan estratégico. En cualquier caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá para futuro proyectos que debamos ejecutar. Conviene anotar los resultados en el mismo documento.

Si quieres aprender más sobre control de gestión, te proponemos que te informes sobre nuestro Programa en Control de Gestión. Desde un nivel cero, descubrirás lo necesario sobre los procesos y podrás convertirte en el controller que toda empresa necesita. Ponte en contacto con nosotros, y te daremos la información que necesites sin ningún tipo de compromiso.

softwares de control de gestion

La importancia de los softwares de control de gestión

Hoy en día, cualquier empresa, e incluso trabajador autónomo, utiliza la tecnología a su favor. Por eso, ya existen multitud de programas que ayudan con las tareas del día a día. Entre ellos, por ejemplo, encontramos programas de facturación, contabilidad, y los más utilizados hoy en día: Softwares de control de gestión administrativa.

¿Qué son los softwares de control de gestión?

También conocidos por sus siglas en inglés, ERP (Enterprise Resource Planning), son programas que integran en una única herramienta distintas funciones fundamentales dentro de la cadena empresarial. Cada una de ellas se encarga de ejecutar cierto tipo de operaciones: Administración, distribución, contabilidad, o recursos humanos. La mayor ventaja que presentan es que permiten una visión global del proyecto o de la empresa y su situación en tiempo real. Además, permiten la automatización de ciertos procesos. Estos son algunos de los softwares de control de gestión administrativa más conocidos:

  • SAP: Su configurador permite elegir qué áreas prefieres gestionar. Incluye finanzas, logística, CRM (gestión integral de tus clientes), o recursos humanos.
  • Oracle: Igual que el anterior, ofrece soluciones de finanzas, control de ventas, distribución o compras.
  • Otros: Sage, Infor e incluso Microsoft nos ofrecen también soluciones de gestión similares.

La importancia de utilizar softwares de gestión en una empresa

Este tipo de herramientas ofrecen varias ventajas que hacen que hoy en día sea casi imprescindible contar con una de ellas en nuestra gestión administrativa diaria. Son las siguientes:

  1. Evitaremos duplicidades

Es relativamente fácil, en una empresa que no cuenta con un ERP, ver cómo la falta de comunicación entre departamentos da lugar a datos, informes o clientes duplicados. Con uno de estos softwares de gestión disminuirán de forma drástica.

  1. Mejora la comunicación interdepartamental

Como bien hemos explicado en el punto anterior, cada departamento dentro de la empresa ya no funciona de forma estanca, sino que todos pueden ver qué están haciendo los demás, favoreciendo la comunicación interna.

  1. Control de procesos

Este apartado incluye el control de un producto desde que comenzamos a trabajar la materia prima, lo fabricamos, sale hacia el punto de venta, se distribuye y llega al cliente. Podemos seguir la trazabilidad completa y mejorar el control de nuestro producto o servicio.

  1. Gestión de clientes

Si tu ERP incluye un CRM, o  Customer Relationship Management, este se encargará de tus relaciones con tus clientes. En una única base de datos se recogerán tus interacciones con ellos, incluidas las acciones de marketing y comerciales, así como atención al cliente. Tendrás todos sus datos en una única BBDD ordenada.

  1. Facilita la toma de decisiones

Al tener disponible en una única herramienta una visión global del proyecto completo, facilita la toma de decisiones, ya que manejamos todas las variables.

  1. Gestión de recursos humanos

Gracias a los softwares de gestión también puedes medir la eficiencia de los equipos de trabajo, así como su evolución real. De esta forma, se puede hacer una correcta gestión del personal, incluido un programa de incentivos adecuado y justo.

  1. Automatización de procesos

Son varios los procesos que pueden ser automatizados gracias a los ERPs. Desde envío de mails comerciales, hasta generación de albaranes o facturas, etc. Esto permite ahorro de tiempo al administrativo, que puede dedicar para otras tareas más valiosas.

  1. Seguridad

Los softwares de control de gestión no solo disponen de distintos niveles de acceso, si no que permiten ejecutar copias de seguridad, con una periodicidad que tú mismo puedes establecer de antemano, olvidándote del problema de perder los datos si falla el sistema.

  1. Adaptación a tu empresa

Tú decides qué tipo de ERP necesitas. Puedes tener un módulo sólo para finanzas, o para gestión de clientes, e incluso mejorarlo a largo plazo. Se adaptan completamente a tus necesidades.

  1. Disminución de costes y mejora del ROI.

Gracias a todos los puntos anteriores, utilizando softwares de control de gestión conseguiremos mejorar nuestro rendimiento, una mejor gestión del tiempo y de los procesos, y todo eso nos llevará a disminuir el coste total de nuestro producto o servicio. Además, a largo plazo, conseguiremos que el retorno de la inversión (o ROI) aumente, puesto que incluso nuestras campañas de marketing y comerciales serán más efectivas.

Si quieres convertirte en un auténtico experto en control de gestión, en Euncet te esperamos con los brazos abiertos, para que conozcas nuestros másters, posgrados y MBA, entre los cuales encontrarás uno específico en control de gestión.